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CREACION DE GRAFICOS Y DEFINICION DE PARÀMETROS | PROCESADOR DE TEXTOS | MACROS | HOJA ELECTRÓNICA BASICA | TIPO DE GRAFICOS | INDICE | GRAFICACIÓN
 
HOJA ELECTRÓNICA BASICA

   
 
ANTEC EDENTES DE LA HOJA DE CÁLCULO
La primera hoja de calculo desarrollada en 1979 se llamaba visicalc creada para trabajar en la microcomputadora apple II inventada por Robert Frankston y Dan Bricklin; desarrollando después versiones para computadoras IBM compatibles lo que concreto su éxito comercial.
Tiempo después surgieron en el mercado programas de hoja de cálculo de diversas compañías entre las cuales podemos mencionar:
Wings
Supercalc
Múltipla
Full Impact
Lotur 1, 2, 3
Excel
Quatro
Works
De la lista anterior la única que ha prevalecido y se mantiene como la mas exitosa y vendida es Excel en sus diferentes versiones 4.0, 5.0, 7.0, 95, 97, 2000, XP 2003

HOJA DE CÁLCULO
Es una aplicación de software que permite manipular y procesar datos de diferentes tipos principalmente para realizar operaciones numéricas en su cuadricula formada por filas y columnas.

APLICACIONES

Las aplicaciones y usos más importantes que podemos distinguir en Excel y en cualquier hoja de cálculo son entre otras:
& Operaciones aritméticas
& Operaciones financieras y contables
& Aplicaciones para graficación
& Aplicaciones para llevar acabo inventario
& Registros de datos; planificaciones de productos
& Requerimiento de materiales
& Presupuestos
& Búsqueda de datos
& Lista de información
& Formatos automatizados, etc

VENTAJAS

-Permite una mejor organización de los datos que se requieren procesar.
-Brinda agilidad y rapidez al realizar operaciones de diferentes tipos
- Permite la creación de gráficos con mayor facilidad y eficiencia que otras aplicaciones
- Permite manipular directamente el formato o apariencia del área de trabajo
- Permite exportar resultados y objetos creados dentro de la aplicación hacia aplicaciones compatibles
- Permite analizar y visualizar resultados intermedios de un proceso

EXCEL

Es un software de tipo hoja de calculo que se usa para manipular y procesar diferentes tipos de datos, permite una variedad de funciones a través de sus herramientas y menús que se aplican a los datos contenidos en su cuadricula formada por filas y columnas.
Tiene tres componentes que permiten tareas diferentes:
a) Componente hoja de calculo
b) Componente graficador
c) Componente base de datos
Sus archivos se identifican con una X sobre la figura de una hoja y con la extensión .XIS forma parte del Microsoft Office.

DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO

La hoja de cálculo permite procesar los datos almacenados en su área de trabajo a través de diferentes menús, submenús y opciones dentro de ellos que se refieren a procedimientos, operaciones y acciones a los datos. Generalmente las hojas electrónicas usan un menú horizontal en el que cada opción de este posee a los menús verticales también conocidos como Pop Up menús, los nombres de estos menús y sus opciones contienen una letra subrayada que permite el acceso directo a estas a través de la combinación de las teclas Alt. + La letra subrayada de la opción o menú requeridos.
También se puede acceder a estos menús y opciones a través del puntero del Mouse seleccionando en primera instancia el menú y a continuación señalando la opción requerida o moviendo la selección a través de las flechas del cursor.

DESPLAZAMIENTO EN EL AREA DE TRABAJO

El área de trabajo de Excel esta formada por una cuadricula de columnas y filas integradas, esta cuadricula bidimensional forma celdas que identifican una ubicación especifica dentro de la hoja, estas celdas forman una dirección para hacerle referencia que esta formada por el nombre de la columna y la fila en donde se encuentra ubicada la celda activa que resalta sobre las demás. Los nombres de las columnas se etiquetan con las letras del abecedario y combinaciones de letras y las filas están señaladas con números.
Un archivo de excel puede contener varias hojas totalmente independientes entre ellas.
Para desplazar la celda activa por el arrea de trabajo de excel se utilizan las flechas de cursor o en su defecto el puntero del mouse al hacer clic sobre la celda que se desea activar.

EDICIÓN

La información contenida en las hojas de calculo se introduce posicionándose la celda activa en la coordenada deseada y escribiendo directamente el texto, números, combinaciones de estos o formulas y presionando enter; se puede posicionar sobre la misma celda para alterar la información contenida ya sea editando en la barra de formulas a través del puntero del mouse o al presionar la tecla F2. Los procedimientos anteriores son conocidos como edición de celdas el excel.
Al crear un archivo de excel (libro de trabajo) e introducir información en el, así como también al abrirlo para revisarlo, alterarlo y volver a guardar se le esta editando (edición de un archivo)

PANTALLA DE EXCEL

La hoja electrónica excel esta compuesta por varios elementos que integran a su pantalla, la descripción de estos es:
BARRA DE TITULOS: Muestra el nombre de la aplicación, en este caso Microsoft Excel, además del nombre del archivo activo, si es nuevo será libro 1, muestra también un menú de controles que incluyen a los botones minimizar, maximizar, restaurar y cerrar.
BARRA DE MENUS: esta barra incluye un conjunto de menús (archivo, edición, ver, insertar, formato, herramientas de datos, ventana y ayuda) a través de los cuales se puede acceder a las opciones y herramientas que permiten manipular y procesar los datos contenidos en la ho9ja de calculo.
BARRA DE HERRAMIENTAS: incluye un conjunto de botones para ejecutar las funciones mas comunes que permiten los menús y opciones utilizando el mouse para activarlas, se pueden visualizar mas barras de herramientas o menos según sean necesario.
BARRA DE FORMULAS: muestra el contenido de la celda activa, en el lado izquierdo se encuentra la referencia o dirección de las coordenadas para la celda activa, en el caso de las formulas este contenido muestra el formato de la formula o función y no el resultado obtenido que si aparece en la celda activa, permite edición directa de los datos ahí desplegados.
AREA DE TRABAJO: esta formada por la cuadricula de columnas y filas así como también los encabezados de estas, permite visualizar los datos que ahí se contienen.El área de trabajo esta rodeada de barras de desplazamiento horizontal y vertical cuya función es acceder a las partes de la hoja que no son visibles en este momento ya sea abajo o hacia la derecha.
En la parte inferior se encuentra también las etiquetas que añaden una tercera dimensión de profundidad al arrea de trabajo y que permiten acceder directamente alas demás hojas del libro activo o es su caso a gráficos creados en hojas aparte.
BARRA DE ESTADO: es el ultimó elemento visual de la pantalla de Excel muestra las información relacionada al estado actual de la aplicación, puede desplegar por ejemplo abriendo, guardando, calculando, listo, entre otros mensajes. Aquí también se muestra la información correspondiente al estado de teclado numérico y la activación de las mayúsculas además de la función de insertar o sobrescribir del teclado.

TIPO DE INFORMACIÓN ALMACENABLE EN LA CELDA

Una celda en una hoja puede almacenar un numero, o un texto (que puede estar formado por números y letras a demás de símbolos) pero estas celdas no se pueden considerar como ambos al mismo tiempo además pueden contener formulas que den como resultados números, textos o valores lógicos (falso y verdadero).
Por las razones anteriores hay que decidir que tipos de datos van a contener las celdas antes de realizar una entrada de información.

INTRODUCCION DE TEXTO Y NUMEROS

El hecho de que una entrada de datos se considere numérica incluyendo fechas, monedas, etc. O se considere de texto dependiente del contexto y de los caracteres que se escriban. Si la entrada contiene solo números o están en combinación con símbolos numéricos como por ejemplo estos;, () % E e /: entonces la entrada es considerada un número. Si la entrada contiene cualquier otra cosa además de un número o símbolo no están en un contexto adecuado la entrada será considerada como texto.
Ejemplo: si se inicia una entrada con la letra E, excel interpretara la entrada como texto, mientras que 1.25 E + 2, lo considerara un número, ya que la letra E en este contexto es un símbolo de notación científica.

ALINEACION GENERAL

Cuando excel reconoce que se esta escribiendo texto la línea automáticamente a la izquierda de la celda.
Cuando se introduce un número excel lo alinea automáticamente a la derecha de la celda. Esta alineación predefinida se llama alineación general y también alinea los valores lógicos y de error al centro de la celda.

DIRECCIONES Y REFERENCIAS

Cuando se introduce información en una hoja de cálculo, se guarda en una ubicación específica, esta ubicación se conoce como la columna y la fila en donde se encuentra la información. Usando la cuadricula de columnas y filas de la hoja de cálculo excel puede dar la información de una dirección; por ejemplo: columna D fila 7.
Las direcciones de excel se escriben con la referencia de la columna primero seguida de la referencia de la fila usando este convenio, la dirección del ejemplo queda como: D7.
Para añadir una referencia a la hoja se pone el nombre de la hoja y un signo para cerrar, exclamación delante de la columna y la fila por ejemplo: Hoja 1! D7
Las direcciones se utilizan generalmente como parámetros en funciones y formulas.
Una dirección hace referencia a la intersección de una columna con una fila es decir a una celda.

REFERENCIAS

Una referencia identifica a una o mas celdas que se usan en una formula o para una instrucción.
Existen varios tipos de referencias una de ellas, que es la más común es el rango, el cual puede ser:
1) La referencia mas común del tipo rango que puede existir en una hoja es una fila de celdas
2) El segundo tipo de rango mas común es una columna de celdas
3) El tercer tipo de rango que puede existir es un bloque rectangular de celdas adyacentes.
Las referencias se pueden identificar por:
A) Una sola dirección de celdas
B) Un grupo de celdas identificadas por múltiples direcciones o por un operador de referencias.
C) Un nombre (s) que se refieran a una o más celdas.
Un rango no puede tener la forma de L u otra forma no rectangular. Un rango tiene que ser un rectángulo completo y se puede extender por múltiples hojas.
El rango es un grupo rectangular de celdas adyacentes, aparte de los rangos existen otro tipo de referencias usadas para escribir grupos de celdas que no se pueden escribir con un rango, estas referencias se identifican por operadores de referencia los cuales son:
1) Los rangos que describen solo un grupo de celdas adyacentes de forma rectangular y cuyo operador de referencia es: por ejemplo B2: B5
2) Las uniones sirven para hacer referencia a una combinación generalmente de rangos, esta combinación de referencia se identifica por el operador de referencia por ejemplo B2: B5 , C5: E5
3) Las intersecciones se usan para describir las celdas comunes a posreferencias, su operador es el espacio por ejemplo B2: B5 ø A3: D3

NOMBRES DE REFERENCIAS

Una referencia se puede nombrar con una cadena de texto a esto se le denomina nombre de referencia. Un nombre de referencia puede tener hasta 255 caracteres de longitud y no debe contener espacios.
Un nombre de referencia se usa frecuentemente ya que es más fácil de recordar y tiene mas significado que una referencia de dirección alfa numérica.

DIRECCIONES ABSOLUTAS Y RELATIVAS

DIRECCIONES RELATIVAS

Excel tiene la capacidad de adaptar las direcciones o referencias aunque cambien su posición dentro de la hoja, esta característica permite que las formulas cuando son copiadas se adapten a esa otra ubicación y sigan funcionando haciendo referencia relativa a las celdas correspondientes a su nueva ubicación.

DIRECCIONES ABSOLUTAS

Este tipo de direcciones no cambian su referencia aunque se coloquen en otra ubicación; es decir, siempre hacen referencia al mismo lugar, para indicar una referencia absoluta se debe colocar un signo de pesos antes de la referencia de la columna y un signo de pesos antes de la referencia de la fila.

DIRECCIONES MIXTAS

Son aquellas en las que se puede determinar que tengan una parte de la dirección absoluta y la otra parte relativa, colocando un signo de pesos antes de la referencia requerida.
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